Según los datos de la FNMT (acrónimo de Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), se calcula que alrededor de 10 millones de personas ya tienen un certificado digital (la mayoría de ellos son personas físicas).

Este certificado se puede dividir en 2 partes importantes: firma digital e identidad.

·Con la firma digital nos referimos a la existencia de un certificado que habrá emitido un organismo reconocido. Este recurso tiene el propósito de validar la forma y la identidad de la persona que lo va a usar.

·En cambio, el certificado digital (también conocido como certificado electrónico) es un documento que se utiliza para que una persona pueda identificarse en la red.

Aunque si bien es cierto que no se trata un recurso exclusivo para autónomos, ellos le pueden sacar mucho partido. Por ejemplo, podrán hacer cualquier trámite con la Administración con mucha facilidad. También podrán autorizar a un equipo de gestores expertos autónomos con una plataforma online de contabilidad para que ellos se puedan encargar de las gestiones. Un buen ejemplo de ello es Xolo, el servicio todo en uno para freelance.

Si eres autónomo y todavía no tienes tu certificado laboral, sigue leyendo este artículo para conocer su importancia.

¿Para qué sirve el certificado digital para autónomos?

Aquí te mostramos algunos de los usos del certificado digital para autónomos, para que puedas tener clara su importancia en el mundo moderno. Este certificado es cada vez más relevante en un mundo cada vez más digital, y ofrece una gran cantidad de ventajas a los autónomos.

1. Demostración de identidad y credibilidad

Uno de los principales usos del certificado digital para autónomos es demostrar su identidad y credibilidad en el mundo online.

Si eres autónomo y te dedicas a vender productos o servicios a través de internet, es fundamental que tengas un certificado digital para que tus clientes sepan que están tratando con una persona real y confiable.

2. Firma de documentos electrónicos

El certificado digital también permite a los autónomos firmar documentos electrónicos de forma segura.

Esto significa que ya no es necesario enviar contratos o facturas por correo postal o fax, ya que con el certificado digital pueden firmarlos y ofrecer todas las garantías de seguridad.

Lo único que te hará falta es contar con un software que pueda aplicar este tipo de tecnología y usar un certificado actualizado y válido.

Esta firma no solo es importante para cuando se quieren hacer trámites con Administraciones, sino que también te lo podría exigir un cliente a la hora de hacer el pago de una factura importante.

3. Facilidad de uso

Además, el certificado digital es fácil de usar. Se puede obtener en línea y el proceso de verificación es sencillo.

Esto significa que los autónomos pueden ahorrar tiempo y energía en la gestión de sus trámites administrativos.

4. Acceso a servicios online

El certificado digital también permite a los autónomos acceder a una amplia variedad de servicios en línea de forma segura y eficiente.

Por ejemplo, pueden consultar sus facturas, hacer declaraciones de la renta o realizar gestiones con la seguridad social.

5. Trabajo más eficiente

Por último, pero no menos importante, el certificado digital permite a los autónomos trabajar de forma más rápida y eficiente.

Ya no es necesario perder tiempo yendo a gestorías o haciendo colas en la seguridad social, ya que con el certificado digital se pueden hacer todas estas gestiones en línea.

Además, recuerda que puedes utilizar a tu gestor para que gestione trámites en tu nombre gracias al certificado digital. Así te puedes ahorrar las visitas a la gestoría física y asegurarte de que todos estos trámites están bajo control.

El certificado digital durante la pandemia

Durante la pandemia de Covid-19 pudimos darnos cuenta de lo realmente importante que es el certificado digital. Por ejemplo, aquellos autónomos que todavía no lo habían habilitado se dieron cuenta de que no podían acceder a las ayudas del Gobierno. Por aquel entonces estaban todas las oficinas de las Administración cerradas y tampoco era posible hacer desplazamientos.

El certificado digital tiene el objetivo de identificarnos en Internet y, aunque hoy por hoy no es obligatorio para los particulares, sí que se recomienda a la hora de hacer algunos trámites. Por ejemplo, con el mismo se pueden gestionar las altas y bajas en el RETA (es decir, en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos), hacer cualquier cambio en la base de cotización (algo muy importante en estos momentos debido a los cambios que ha habido al respecto) o recibir notificaciones.

Sin embargo, sí que es obligatorio para los autónomos, profesionales administradores de empresas o funcionarios. Se establece esta obligación desde el momento en el que se funda o constituye la sociedad.

En plena pandemia pasó a ser algo recomendable a un recurso totalmente imprescindible: todos aquellos autónomos que todavía no se habían hecho con el certificado no podían acceder a la prestación por cese de actividad. De igual manera, los empleados no podrían solicitar los Expedientes de Regulación Temporal de Empleo o ERTEs.

Alternativas al certificado digital

El certificado digital es la fórmula a través de las que puedes hacer prácticamente cualquier gestión online, sin límites. Es posible que tengas que dirigirte a una Administración física la primera vez que lo tienes que tramitar (por ejemplo, a tu ayuntamiento), pero vale la pena.

Sin embargo, también existen otras alternativas al certificado digital que te puede dar la autorización que necesitas para hacer trámites más sencillos: por ejemplo, para la Declaración de la Renta.

Sistema Cl@ve

El sistema Cl@ve es un recurso que ayuda a que nos identifiquemos como persona en diferentes páginas de las administraciones.

Está más bien pensada para usuarios que acceden de forma esporádica, por lo que la validez es más ajustada.

El sistema nos permite elegir un código de verificación, pero siempre se entregará un PIN diferente en el momento en el que hagamos el inicio de sesión. Digamos que siempre tienes el mismo usuario, pero la contraseña será dinámica para que sea imposible de averiguar.

Esta contraseña se recibirá a través de dos vías diferentes:

·Mediante un SMS: lo recibiremos al número de teléfono que la Administración tenga registrado de nosotros. En el caso de que sea un teléfono antiguo, tendremos que cambiarlo previamente.

·A través de la app de Cl@ve PIN:

simplemente tendremos que abrir esta aplicación cada vez que necesitemos un número código.

La principal ventaja del sistema Cl@ve es que no será necesario recordar ninguna contraseña. El PIN que te hace falta para la verificación de la identidad es el mismo y tiene una validez reducida; es decir, si alguien lo consiguiera, no dudaría demasiado tiempo activo. Y también requiere del PIN que recibiremos un dispositivo al que tan solo tú tendrás acceso.

Clave permanente

La clave permanente es un sistema que está diseñado para evitar que alguien se pueda pasar por nosotros y hacer los trámites en nuestro nombre.

Se centra en el uso de un código de usuario que será el DNI/NIE de cada individuo. En el momento en el que se esté activando también será necesario definir una contraseña que podrás utilizar para iniciar sesión. Es importante que esta contraseña sea lo más segura posible para evitar cualquier intento de acceso no autorizado.

Sin embargo, si queremos entrar a una página en donde los procesos necesitan de un nivel de seguridad elevado, es posible que recibas un SMS con un código de un solo uso.

La clave permanente es un recurso más recomendado para aquellos usuarios que utilicen los servicios de la Administración de una forma más recurrente.

Certificado digital vs sistema Cl@ve vs Clave permanente

El certificado digital es la forma más recomendada de identificarse en Internet. La razón de ello es que tan solo tendremos que elegir el certificado válido y pulsar en aceptar para iniciar el trámite, evitando así tener que introducir cualquier tipo de clave o recibir códigos en el teléfono móvil.

Sin embargo, el proceso de tramitación es algo engorroso, y es que habrá que solicitarlo en la delegación correspondiente y tendrá que ser activado. Además, el certificado tan solo podrá instalarse en un ordenador y tendrá que configurarse con el navegador en cuestión. Aunque no es un proceso excesivamente complicado, aquellos usuarios que no tienen amplios conocimientos informáticos podrían llegar a tener problemas.

En cuanto al periodo de validez, el certificado digital suele tener un tiempo de uso de unos 24 meses, aunque esto dependerá de la Autoridad Certificadora. Aquellos que emite la FNMT son los que mayor duración tiene.

La validez de la Cl@ve o de la clave permanente también es variable, pero suele durar menos que el certificado digital.

La mejor opción para que los autónomos y los empresarios puedan hacer sus trámites es utilizando un certificado digital.

Ahora ya sabes todo lo que puede ofrecerte el certificado digital. Teniendo en cuenta que es un trámite gratuito, y que tan solo te llevará tiempo conseguirlo, es importante que lo tramites cuanto antes. Te va a ayudar a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.