En la actualidad existe una gran cantidad de programas que se pueden implementar para favorecer la gestión de la empresa. Todas estas pueden ayudar a ser eficiente, mejorar la productividad y reducir la incidencia de errores humanos. Entre estos programas encontramos los ERP, un software que puede ayudar en gran medida en la gestión de recursos de la empresa. A continuación veremos qué son y cómo se puede elegir uno acorde para tu empresa.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) es un programa que permite integrar distintos procesos que forman parte del funcionamiento de una empresa, tal como la producción, compras, ventas, logística de distribución, recursos humanos y demás.

Todos estos procesos normalmente se llevan de manera independiente. La idea de un ERP es centralizar información, teniendo una visión clara y consolidada de cómo está funcionando la empresa, teniendo acceso a información en un mismo sitio.

¿Por qué tener un ERP?

La decisión de implementar un ERP indica un proceso de cambio, esto puede traer mejoras para la empresa, pero también tienen puntos negativos que se deben considerar. Veamos a continuación algunos puntos importantes a considerar:

Ventajas

• Mayor productividad: Al adoptar un ERP la empresa se puede volver más productiva, ya que puede generar mejor análisis, tomar decisiones de manera más rápida y efectiva. Además, el ERP ayuda a reducir el tiempo que toma hacer algunas tareas cotidianas.
• Integración de área: Al integrar distintos aspectos de la empresa, tal como la contabilidad, desempeño, cadena de suministros, entre otros, se logra concentrar la información en un solo sitio y favorecer la sinergia organizacional.
• Acceso a la información y gestión estratégica: La integración de distintas áreas, junto a la centralización de la información, ayudará a que se pueda mejorar la toma de decisiones en la empresa. Esto favorece la gestión estratégica de la empresa, ya que permite tener información completa al momento de tomar decisiones y puede ser una herramienta de gran ayuda a nivel directivo.
• Automatización de procesos: Gracias a la tecnología con la que cuentan estos sistemas, su integración permite reducir el tiempo que toma hacer varias tareas e incluso automatizar procesos. Por tanto, la empresa logrará los resultados en menos tiempo y con menos esfuerzo.

Desventajas

• Costo de implementación: Estos programas pueden llegar a ser costosos, por lo que se debe evaluar si conviene o no su implementación en la empresa, especialmente en etapas tempranas en donde los gastos y el flujo de caja se debe cuidar.
• Periodo de adaptación: Todo cambio genera un periodo de adaptación y la implementación de un ERP no es la excepción. Adoptar una herramienta de esta naturaleza implica entrenamiento de personal,
• Rediseño de procesos: Al migrar a otra plataforma, será necesario cambiar la forma de hacer algunos procesos. Aunque esto es una oportunidad para mejorarlos, puede representar un reto y debe hacerse de manera cuidadosa para no comprometer la continuidad de los mismos.

Factores a considerar al elegir un ERP

A continuación, veamos algunos factores importantes a considerar al momento de contratar un ERP para tu empresa.

1. Capacidad de integración y adopción

Antes de elegir un ERP se debe pensar en los procesos que se llevan a cabo en la empresa, teniendo en cuenta la manera en la que se relacionan, como se hacen actualmente y como se pueden mejorar. Dado que el objetivo de un ERP es integrar información y automatizar procesos, se debe elegir un ERP considerando las necesidades de la empresa.

Por ejemplo, si la empresa maneja un inventario importante, se debe buscar un ERP que tenga la posibilidad de integrar la gestión de inventario. Existe una gran variedad de programas en el mercado, muchos de ellos especializados en industrias en específico. Por ello, es recomendable buscar una solución adaptada a tu tipo de empresa.

Adicionalmente, algunos programas son más complicados de usar que otros. Si bien esto depende de las funcionalidades que tenga cada uno, es recomendable buscar una solución que sea amigable con el usuario. De esté modo, los colaboradores podrán adaptarse a su uso de una manera más rápida, facilitando así su adopción.

2. Funciones y características

Para poder elegir un ERP que sea correcto para tu empresa, deberás pensar en qué funciones y características deseas. Para ello, hay que ordenar las prioridades de la empresa y ver cuáles procesos son primordiales para integrarlos en el ERP. Una vez se tenga esto, se deberá elegir un programa que ofrezca las soluciones que se están buscando.

Por ejemplo, las empresas que necesiten hacer seguimiento a las transacciones pueden optar por un sistema ERP con facturación, de modo que puedan hacer seguimiento de las ventas y el volumen transado por cliente. Por otro lado, para las empresas que están enfocadas en servicios y tiene trato cercano con los clientes, la posibilidad de integrar un CRM dentro del ERP puede ser una gran ayuda, ya que permitirá gestionar la venta, el trato con el cliente y encadenarlo con los procesos de la empresa.

3. Seguridad de información

Un punto clave a considerar, no solo en los ERP, si no al momento de elegir cualquier programa para la gestión de la empresa es la seguridad de la información. La data de nuestra empresa es algo valioso y delicado, por lo que debe ser confiado a personas profesionales y que garanticen la protección de la misma.

En un ERP se tendrá información contable, financiera e incluso información de clientes. Por tanto, es importante validar los estándares de seguridad que ofrece la herramienta, que opciones hay para manejar información sensible y como se puede cubrir la empresa de posibles ataques. Siempre se debe revisar las reseñas de otros clientes y evaluar los aspectos positivos como negativos.

4. Costo

Los ERP pueden llegar a ser programas costosos, sin embargo, es posible encontrar distintas alternativas a distintos precios dentro del mercado. Por ello, se debe hacer una investigación exhaustiva, evaluando las distintas opciones y eligiendo la que se adapte al presupuesto y necesidades de la empresa.

Cuando se adquiere un ERP no sólo se debe considerar el precio de la licencia, sino también los costos de implementación, la inversión en personalización, costo de mantenimiento, formación de personal, entre otros. Todas estas variables deben considerarse al momento de hacer un presupuesto para que la decisión se tome de manera acorde.

5. Escalabilidad

Esta es una característica especialmente importante para empresas que no tienen gran tamaño y tienen una perspectiva de crecimiento importante. Al momento de elegir un ERP, se debe buscar una opción que pueda escalar a lo largo del tiempo, permitiendo integrar más áreas y gestionar una mayor cantidad de información.

Por ejemplo, el sistema debería ser capaz de tolerar un aumento importante en las ventas de la empresa, así como de su volumen de inventario, sin que esto represente un problema. Por ello, se debe investigar y preguntar sobre la capacidad del programa y como se puede solucionar con la empresa en caso de necesitar una mayor capacidad de almacenamiento de datos. De esta forma evitaremos tener que hacer una migración a otro sistema en caso de que el ERP que hayamos elegido deje de ser viable para nuestro proyecto.

Impulsa tu empresa integrando un ERP

Los ERP son una de las herramientas que más pueden ayudar en la gestión empresarial. Existe una gran variedad de opciones en el mercado como Sage, en donde podemos encontrar enfoques, escalas y funcionalidades diferentes. Por ello, es importante hacer una buena investigación del mercado y de las necesidades de la empresa al momento de tomar una decisión. Anímate a implementar un ERP ideal para tu empresa e impulsa su gestión.